Secrétariat et télésecrétariat indépendant à Bourg en Bresse

Les présentes conditions générales de vente sont applicables à toutes les commandes de prestations de services passées à Ain Boost'Office, sous le statut d'Entreprise Individuelle, établie au :

4 Rue Corneille - 01000 BOURG en BRESSE, Siret n° 800 561 649 00016 - Registre des Métiers n° 800 561 649 RM 01.

Commandes

Chaque demande de prestations de services adressée à Ain Boost'Office, par le biais du site internet, par téléphone, par courrier ou par mail, donne lieu à l'établissement d'un devis gratuit et sans engagement.

Un devis destiné à présenter la nature des travaux, les délais d'exécution et de livraison, les tarifs, les conditions de règlement, les présentes Conditions Générales de Vente, ainsi que toute autre mention particulière, sera adressé sous 48 heures après réception de la demande.

Le retour du devis daté, signé et portant la mention « Bon pour accord » sera considéré comme une commande ferme et définitive. La signature du devis implique également l'acceptation de ces conditions générales.

En cas de litige, le devis signé, les Conditions Générales de Vente et la copie des travaux exécutés constitueront la preuve de l'accord entre les deux parties.

Pour des commandes supérieures à un montant total de 200.00 euros, un acompte pourra être demandé.

Ain Boost'Office s'engage à réaliser une sauvegarde des documents et à les conserver pendant un an, sauf demande spécifique du client.

Délai d'exécution

Les prestations seront réalisées selon les délais fixés lors de l'acceptation du devis par le client (sauf cas de force majeure). Après remise des travaux, Ain Boost'Office pourra effectuer des modifications dans la limite d'une heure de travail. Toutes autres modifications entraineront l'établissement d'un nouveau devis. Les demandes de modification devront être adressées, par écrit, à Ain Boost'Office dans un délai de 24 heures après réception de la commande.

Sans retour de la part du client dans un délai de 48 heures après la première livraison des travaux, les prestations seront considérées comme acceptées par le client.

Rémunération

Sauf convention contraire, les honoraires d’Ain Boost’Office sont ceux en vigueur au moment de la prise de commande par le client ; les taux horaires sont révisés périodiquement. La TVA est applicable au taux en vigueur au moment de la commande.

Des majorations pourront être appliquées dans les cas suivants :

- Réalisation d'une prestation en urgence (dans la journée) : tarifs applicables majorés de 20 %

- Réalisation d'une prestation le week-end ou jour férié : tarifs applicable majorés de 50 %

Seront également facturés, s’il y a lieu, les frais de déplacement, de subsistance et d’hébergement engagés pour l’exécution des prestations.

Tout montant d’honoraires convenu entre Ain Boost’Office et le Client implique nécessairement l’exécution par le Client des obligations mentionnées ci-après.

Les retards ou autres problèmes imprévus, dont Ain Boost’Office n’a pas la maîtrise et qui échappent à son contrôle, peuvent entraîner des honoraires supplémentaires susceptibles de faire l’objet d’une facturation complémentaire. Ain Boost’Office s’engage à informer le Client de ces retards et/ou problèmes dès qu’ils surviendront afin de pouvoir en évaluer les conséquences avec lui.

Des factures à l'unité ou à la fin de chaque mois (en cas de missions prolongées) seront émises correspondant aux prestations fournies.

Le règlement des factures est exigible dès réception.

Conformément à la loi, tout retard de paiement oblige Ain Boost’Office à facturer des intérêts de retard au taux de 15 %, applicable dès le premier mois de retard ; au surplus, Ain Boost’Office sera fondé à suspendre l’exécution des prestations jusqu’à règlement complet de la facture impayée sans que cette inexécution puisse être considérée comme lui étant imputable.

Obligations d'Ain Boost'Office

Les engagements d’Ain Boost’Office constituent une obligation de moyens au terme de laquelle les prestations seront exécutées dans le strict respect des règles professionnelles en usage ainsi, le cas échéant, que conformément aux conditions du contrat.

Pour ce faire, Ain Boost’Office affectera à l’exécution des prestations les compétences requises pour assurer leur réalisation conformément à ses standards de qualité.

Obligations du client

Afin de faciliter la bonne exécution des prestations, le Client s’engage :

- à fournir à Ain Boost’Office des informations et documents complets, exacts et dans les délais nécessaires sans qu’il soit tenu d’en vérifier le caractère complet ou l’exactitude,

- à prendre les décisions dans les délais et d’obtenir les approbations hiérarchiques nécessaires,

- à désigner un correspondant investi d’un pouvoir de décision,

- à faire en sorte que les interlocuteurs clé et le correspondant soient disponibles tout au long de l’exécution des prestations,

- à avertir directement Ain Boost’Office de toute difficulté éventuelle relative à l’exécution des prestations.

Information et confidentialité

Ain Boost’Office – Samantha RICHET est assujetti à une obligation légale de secret professionnel.

1- Confidentialité des données à caractère personnel et/ou professionnel reçues par le client, nécessaire à la bonne exécution de la mission

Ain Boost’Office - Samantha RICHET considèrera comme strictement confidentiel, et s'interdit de divulguer, toute donnée à caractère personnel et/ou professionnel qu’elle aurait reçu dans le cadre de sa mission de la part du client.

Dans le cadre de la mise en place du RGPD, Ain Boost'Office - Samantha RICHET s'engage à réaliser une sauvegarde des documents et à les conserver sous format informatique sur son propre ordinateur (non relié au un réseau ou à un serveur) durant toute la durée de la collaboration avec le client. Cependant, le client peut demander, à tout moment, à Ain Boost'Office - Samantha RICHET de modifier ou supprimer des données personnelles qui concerneraient un client de son entreprise par courrier ou par mail. Dans ce cas, Ain Boost'Office - Samantha RICHET s’engage à supprimer ou à détruire de façon définitive les données personnelles et/ou professionnelles concernées.

2- Confidentialité des données autres données reçues par le client

Chacune des parties s’engage à ne pas divulguer les informations confidentielles reçues de l’autre partie. Les informations confidentielles s’entendent des informations de toute nature, visuelles ou orales, sur quelque support que ce soit, relatives à la structure, l’organisation, les affaires, les politiques internes diverses, les projets et le personnel de chacune des parties.

Sous réserve des exceptions visées ci-après, la présente obligation de confidentialité produira ses effets pendant une durée de 3 ans suivant le terme des prestations. Ont également un caractère confidentiel, le contenu des prestations ainsi que les rapports, courriers, informations, notes, devis, fournis par Ain Boost’Office – Samantha RICHET au cours de l’exécution des prestations. Ces documents sont communiqués pour un usage strictement interne et à la condition de ne pas les divulguer à des tiers ni de les annexer à un document qu’il serait amené à produire.

Si le Client souhaite que tout ou partie de ces documents soient divulgués à/ou utilisés par un tiers, il doit en demander l’autorisation préalable par écrit à Ain Boost’Office – Samantha RICHET. Des modalités applicables à cette divulgation seront alors fixées.

Sous réserve de ses obligations en matière de confidentialité, Ain Boost’Office – Samantha RICHET se réserve le droit d’exécuter des prestations pour des entreprises concurrentes de celle du Client.

Le Client reconnaît et accepte qu’Ain Boost’Office – Samantha RICHET ne saura être tenu pour responsables de toute perte, dommage, frais ou préjudice occasionnés par la perte, le retard, l’interception, le détournement ou l’altération de tout courrier électronique causés par un fait quelconque. De façon générale, les parties s’engagent à respecter la réglementation applicable à la protection des données personnelles et notamment le registre RGPD mis en place dans chacune des deux entreprises.

Propriété intellectuelle

Au cas où l’une des recommandations d’Ain Boost’Office ou l’utilisation d’éléments livrés à la suite de l’une de ses préconisations impliquerait l’utilisation de biens faisant l’objet de droits de propriété intellectuelle appartenant à des tiers, Ain Boost’Office informera le Client de l’existence de ces droits et des conséquences de leur utilisation. Il appartiendra alors au Client et sous sa seule responsabilité de prendre toute mesure permettant l’utilisation de tels droits, notamment en négociant pour son propre compte les droits d’utilisation dans des conditions telles que Ain Boost’Office soit en mesure de s’en prévaloir pour les besoins des prestations.

Pour les besoins propres des prestations, Ain Boost’Office pourra utiliser ou développer des logiciels, y compris des feuilles de calculs, des documents, des bases de données et d’autres outils informatiques.

Dans certains cas, ces aides peuvent être mises à la disposition du Client et sur sa demande. Dans la mesure où ces outils ont été développés spécifiquement pour les besoins d’Ain Boost’Office et sans considération des besoins propres du Client, ceux-ci sont mis à disposition du Client pendant la durée du contrat en l’état et sans aucune garantie attachée, à simple destination d’usage ; ils ne devront être distribués, partagés ou communiqués à des tiers que ce soit en tout ou partie. Cette mise à disposition temporaire n’emportera aucune cession de droits ni garantie, quel qu’en soit le titre, au bénéfice du Client ou celui du tiers.

Le Client s’interdit de distribuer, commercialiser, et plus généralement de mettre à disposition ou de concéder l’utilisation de ces mêmes réalisations et plus généralement de concéder l’utilisation de ces mêmes éléments à des tiers sans l’accord d’Ain Boost’Office.

Aucune partie ne pourra faire mention ou usage du nom, de la dénomination, des marques et logos ou autres appellations, commerciales ou non, de l’autre Partie sans accord préalable et écrit de cette dernière. Par dérogation à ce qui précède, Ain Boost’Office pourra faire usage du nom, de la dénomination, des marques et logos du Client en cours de contrat dans la mesure de ce qui est strictement nécessaire à l’exécution des prestations, y compris dans des propositions de prestations ultérieures. Par ailleurs, le Client autorise Ain Boost’Office, à l’issue de la réalisation des prestations, à citer son nom/dénomination à titre de référence et accompagner cette citation, le cas échéant, d’une description générique des prestations effectuées.

Documents

Ain Boost'Office conservera les documents originaux qui lui auront été remis, et les restituera au Client, sur sa demande. Tous les documents, données ou informations, que le Client aura fournies, resteront sa propriété.

Ain Boost’Office conservera une copie des seuls documents nécessaires à la constitution de ses dossiers de travail.

Les documents de travail préparés dans le cadre des prestations sont notre propriété et sont couverts par le secret professionnel.

Conflits d'intérêts - Indépendance

Dans l’hypothèse où un conflit d’intérêt ou une problématique d’indépendance surviendrait au cours de l’exécution des prestations, Ain Boost’Office en fera part immédiatement au Client et recherchera avec lui la solution la plus adaptée à la situation dans le respect des règles applicables. Plus particulièrement, si une modification de la réglementation ou des normes professionnelles interdisait à Ain Boost’Office de poursuivre ses prestations, il mettra à la disposition du Client le résultat des prestations ainsi que tous documents nécessaires à leur finalisation, y compris ses documents en l’état, et ce afin d’en faciliter la poursuite par un tiers.

Limitation de responsabilité

L’entière responsabilité d’Ain Boost’Office relative à tout manquement, négligence ou faute, relevé à l’occasion de l’exécution des prestations, sera plafonnée au montant des honoraires versés au titre des prestations mis en cause, afin de couvrir les réclamations de toute nature (intérêts et frais inclus) et ce, quel que soit le nombre d’actions, de fondements invoqués, ou de parties aux litiges.

Cette stipulation ne s’appliquera pas à une responsabilité pour décès ou blessure corporelle, ni à toute autre responsabilité que la loi interdit d’exclure ou de limiter.

Par ailleurs, la responsabilité d’Ain Boost’Office ne pourra être engagée dans les cas suivants :

- suite à un manquement ou à une carence d’un produit ou d’un service dont la fourniture ou la livraison ne lui incombe pas ni à ses sous-traitants éventuels,

- pour les faits et/ou données qui n’entre pas dans le périmètre des prestations et/ou qui n’en sont pas le prolongement,

- en cas d’utilisation des résultats des prestations, pour un objet ou dans un contexte différent de celui dans lequel il est intervenu, de mise en œuvre erronée des recommandations ou d’absence de prise en compte des réserves d’Ain Boost’Office .

Ain Boost’Office ne répond ni de ses assureurs ni des dommages indirects, ni du manque à gagner ou de la perte de chance ou de bénéfices escomptés, ni des conséquences financières des actions éventuellement intentées par des tiers à l’encontre du Client.

Réclamation

Toutes les réclamations, qu’elles soient amiables ou judiciaires, relatives à l’exécution des prestations devront être formulées dans un délai d’une année à compter de la fin de la réalisation de la prestation.

Indépendance

L’exécution des prestations n’entraîne en aucun cas la création entre le Client et Ain Boost’Office d’une relation de mandat ou de société de fait. Aucune des parties n’est habilitée à engager ou lier l’autre.

Traitement des données à caractère personnel

Selon l’Art.40 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, toute personne physique justifiant de son identité pourra exiger un droit d'accès, de modification, de rectification ou de suppression des données à caractère personnel la concernant.

Pour cela, merci de prendre contact directement auprès d'Ain Boost'Office par mail ou par courrier.

1. Généralités

Ain Boost’Office – Samantha RICHET veille particulièrement à la protection et au respect de vos données personnelles et/ou professionnelles. La présente politique vise à vous informer de nos pratiques concernant la collecte, l’utilisation et le partage des informations que vous êtes amenés à nous fournir par le biais de notre formulaire de contact.

Nous vous invitons à lire attentivement ce document pour connaître nos pratiques quant aux traitements de vos données personnelles.

2. Les informations que nous recueillons

Nous sommes susceptibles de recueillir et de traiter les données suivantes :

2.1. Les informations que vous nous transmettez directement

En utilisant notre formulaire de contact, vous êtes amenés à nous transmettre des données personnelles, de nature à vous identifier. C’est également le cas lorsque vous nous contactez par téléphone.

Ces informations contiennent les données suivantes :

- Votre NOM et votre Prénom

- Votre numéro de téléphone

- Votre adresse email

- Votre adresse postale (non obligatoire)

- L’objet de votre demande

2.2. Les données que nous recueillons automatiquement

Ain Boost’Office ne recueille aucune donnée automatiquement et n’est pas en mesure de savoir si vous êtes connectez au site internet.

2.3. Durée de conservation de vos données

Vos Données Personnelles sont archivées à l’issue des périodes suivantes:

• 3 ans après le dernier échange que vous avez eu avec Ain Boost’Office pour les prise de contact (formulaire, email ou téléphone) ;

• 3 ans après la fin de contrat pour les clients travaillant avec Ain Boost’Office ;

• Dès la demande de désinscription du blog Wordpress ou la suppression de votre compte ;

• 2 ans à compter du dernier contact pour les offres de candidature ;

• 3 ans à compter du dernier contact pour les personnes prospectées (sauf en cas de demande expresse de suppression du fichier)

• Les données financières (factures, devis, …) sont conservées pour la durée requise par les lois applicables en matière fiscale et comptable, soit 5 ans ;

3. Comment utilisons-nous les données que nous recueillons ?

Nous utilisons les données que nous recueillons afin de:

3.1. Exécuter les contrats conclus entre vous et Ain Boost’Office et vous fournir les informations ;

3.2. Vous transmettre les devis, offres commerciales et factures, … ;

3.3. Nous assurer du respect de la législation applicable, de nos conditions générales de vente et de notre politique de confidentialité. En cas de manquements de votre part, nous pourrons être amenés à suspendre notre collaboration et mettre un terme au contrat de prestation ;

3.4. Vous informer des modifications apportées à nos tarifs, prestations, … ;

3.5. Améliorer nos services en vous envoyant une enquête de satisfaction ;

4. Qui sont les destinataires des informations que nous recueillons ?

4.1. Seule Ain Boost’Office est amenée à utiliser vos données personnelles dans le cadre d’échanges commerciaux entre vous et nous : demande de renseignements, devis, correspondance au sujet d’un besoin, d’une offre, ...

4.2. Vos données personnelles ne seront pas utilisées pour de la prospection, ni transmises à d'autres organismes et seront conservées au sein de l'entreprise.

5. Publicité ciblée, e-mails que nous vous envoyons

Conformément à la législation applicable et avec votre consentement lorsqu’il est requis, nous pourrons utiliser les données que vous nous fournissez à des fins de prospection commerciale (newsletters, invitations à nos événements ou toute autre offre commerciale ou promotionnelle).

En ce qui concerne les emails promotionnels : Vous pouvez à tout moment vous retirer des listes de diffusion en cliquant sur le lien de désinscription fourni dans chacune de nos communications.

6. Vos données sont-elles transférées, comment et où ?

Nous conservons vos Données Personnelles en France sur nos propres systèmes informatiques qui ne sont pas reliés à un serveur ou réseau. Seuls les mails que vous nous adressez (y compris à partir du formulaire de contact) sont également sauvegardés sur le serveur de notre hébergeur :

OVH

Adresse : 2 rue Kellermann - BP 80157 - 59100 Roubaix

Numéro de téléphone : 1007

Nous ne faisons appel à aucun sous-traitant pour la gestion de notre bureautique, système informatique, sauvegarde. En cas de panne informatique, l’entreprise intervenante est une entreprise locale basée dans le département de l’Ain.

7. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

7.1. Lorsque cela est prévu par la législation applicable, vous avez le droit d’obtenir une copie des données personnelles vous concernant que nous détenons. Avant de répondre à votre demande, nous sommes susceptibles de vérifier votre identité et vous demander de nous fournir davantage d’informations pour répondre à votre demande.

7.2. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi.

Vous pouvez également rectifier ou effacer vos informations en nous contactant directement (voir article 10 ci-dessous).

Veuillez noter que nous sommes susceptibles de conserver certaines informations vous concernant lorsque la loi nous l’impose ou lorsque nous avons un motif légitime de le faire. C’est par exemple le cas, si nous estimons que vous avez commis une fraude ou violé nos Conditions Générales de Vente et qu’une procédure juridique est envisagée.

7.3. Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente ou d’obtenir réparation auprès des tribunaux compétents si vous considérez nous n’avons pas respecté vos droits.

7.4. Vous disposez également du droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire au droit de recevoir les Données Personnelles que vous nous avez fournis dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par la machine et le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

8. Liens vers d’autres sites internet et réseaux sociaux

Notre site internet contient des liens vers notre blog et nos réseaux sociaux. Nous vous rappelons que ces sites ont leur propre politique de confidentialité et que nous déclinons toute responsabilité quant à l’utilisation faite par ces sites des informations collectées lorsque vous cliquez sur ces liens. Nous vous invitons à prendre connaissance de politiques de confidentialité de ces sites avant de leur transmettre vos Données Personnelles.

9. Modification de notre politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à faire évoluer la présente politique de confidentialité. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre politique de confidentialité.

10. Contact

Pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en :

• adressant un email : desabonnement@ainboostoffice.fr

• adressant un courrier à l’adresse suivante : Ain Boost’Office – 4 rue Corneille, 01000 BOURG EN BRESSE (France)

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Assistante RH freelance

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